Дополнение к 1С Альфа-Авто: Аренда автомобилей, редакция 6

Дополнение 1С-Рарус «Аренда автомобилей КОРП, редакция 6» помогает вести в «Альфа-Авто» парк автомобилей и техники, которые компания передаёт клиентам во временное пользование. В нём можно оформить заявку и договор, спланировать выдачу, отразить возврат и посмотреть историю аренды.

Важное ограничение производителя: решение предназначено для предприятий, у которых аренда автомобилей и техники не является основным видом деятельности. Например, автосервис может учитывать выдачу подменных машин на время ремонта, а автосалон — длительные тест-драйвы.

Какие задачи помогает решить дополнение

Когда одни автомобили находятся у клиентов, другие готовятся к выдаче или ремонту, менеджеру нужно видеть не только список машин, но и связанные с ними договорённости. Дополнение помогает организовать работу, если необходимо:

• найти автомобиль на нужный период и учесть планируемую занятость парка;
• зафиксировать клиента, условия аренды, тариф и дополнительные услуги;
• оформить документы на передачу и возврат автомобиля;
• учесть депозит, если он предусмотрен условиями договора;
• вернуться к истории аренды и оценить использование автомобилей.

Набор действий зависит от того, платная аренда или бесплатная, а также от настроек, доступных в конкретной базе. Подменный автомобиль не становится бесплатным автоматически: условия его предоставления определяет компания.

Какие варианты использования предусмотрены

Производитель также относит к назначению решения учёт аренды спецтехники. Перед выбором дополнения важно сверить его возможности с тем, как именно предприятие передаёт технику и оформляет документы.

Возможности для работы с арендой

Парк и планирование занятости

Рабочее место «Управление автомобилями аренды» показывает автомобили, введённые в эксплуатацию для аренды, и связанные сведения: виды аренды, тарифы, договоры, ремонты, страхование и повреждения. Из него можно перейти в планировщик.

Планировщик в наглядном виде показывает заявки и договоры аренды с изменениями, а также заявки на ремонт и заказ-наряды. Сотрудник может использовать его при подборе машины на период, о котором просит клиент.

Такая картина помогает заметить занятость, но её не следует считать гарантией запрета любых пересечений. Доступность машины нужно проверять с учётом внесённых документов, их состояния и настроек.

Виды аренды и цены

Вид аренды — это набор условий, по которым компания оформляет передачу машины. В нём определяют платный или бесплатный вариант, а также необходимые параметры: например, валюту, график, периоды тарификации, депозит и контроль выдачи и приёмки.

Для платного вида задают хотя бы один период тарификации и номенклатуру для счетов и актов. Дополнительные услуги относятся к платному виду аренды. Если в условиях обязателен водитель, для проведения договора должен быть указан хотя бы один водитель.

Цены аренды вводятся отдельно документом «Изменение цен аренды». Их можно задать для подразделения, вида аренды, модели и, при необходимости, комплектации. Если при вводе цены комплектацию не указывать, цена задаётся для модели. Одного выбора типа цен в настройках для этого недостаточно.

Тарификация настраивается по периодам: сутки, неделя и месяц.

Заявка и договор

В заявке на аренду фиксируют клиента, желаемый период, параметры подбора, автомобили и стоимость аренды и дополнительных услуг, когда они применимы. Заявка помогает подготовить договорённость до оформления договора.

Договор можно создать на основании заявки; предусмотрено и оформление без неё. В нём указывают заказчика и плательщика, период, автомобили, услуги, водителей, места выдачи и приёмки. Если условия меняются, предусмотрен документ изменения договора.

Для оформления доступны печатные формы, в том числе договор, акт приёма-передачи и акт возврата. Для платной аренды по договору предусмотрено создание счёта и акта оказания услуг. При бесплатном виде счёт и акт по самой услуге аренды не предусмотрены; при использовании депозита возможен счёт на депозит.

Выдача и возврат автомобиля

Если в виде аренды включён контроль выдачи и приёмки, сотрудники используют соответствующие команды. При передаче и возврате можно фиксировать пробег, осмотр и повреждения. Это помогает сопоставить состояние машины на разных этапах работы с клиентом.

При заполненных шаблонах анкет для осмотра используется дефектовочная ведомость; без шаблона состояние фиксируется напрямую. Выдача выполняется для машины на стоянке, приёмка — для выданной клиенту.

Депозит и завершение договора

Депозит — сумма обеспечения, которую предусматривают условия аренды. Его можно настроить и для платного, и для бесплатного вида. При завершении работы с договором остаток депозита может потребовать распределения или возврата по согласованным с клиентом основаниям.

Для этого предусмотрен отдельный «Помощник закрытия договора аренды». Он позволяет распределить остаток на задолженность или другой договор либо подготовить документы возврата наличными, на счёт или через ККМ. Подготовка документа не заменяет фактический возврат денег.

У помощника есть условия применения: договор должен быть проведён, вид аренды должен предусматривать депозит, а его остаток — быть положительным. При включённом контроле проверяется возврат автомобиля; для платного вида также нужен проведённый на основании договора акт услуг. Это условия работы помощника.

Как может проходить работа с клиентом

Ниже — рабочая последовательность, а не обязательный маршрут для каждого договора. Документы и действия выбирают с учётом условий компании и настроек базы.

1. Подготовьте условия. Настройте вид аренды и при платном варианте внесите цены для нужных моделей. Определите, нужен ли депозит и будет ли контролироваться выдача и приёмка.
2. Зарегистрируйте заявку. Укажите клиента, период и параметры автомобиля. Если заявка в вашем процессе не используется, можно перейти к оформлению договора.
3. Подберите машину. Посмотрите планировщик и связанные документы. Уточните доступность автомобиля на весь срок, включая возможные ремонтные работы.
4. Оформите договор. Зафиксируйте автомобиль, заказчика, плательщика и условия. Для платной аренды при необходимости оформите счёт; наличие счёта не означает поступления оплаты.
5. Передайте автомобиль. При включённом контроле выполните выдачу и зафиксируйте состояние машины в предусмотренной форме. Передайте клиенту необходимые документы.
6. Отразите возврат. При включённом контроле примите автомобиль и зафиксируйте сведения о его состоянии. Для платной аренды при необходимости оформите акт услуг.
7. Завершите расчёты. Проверьте задолженность и остаток депозита. При выполнении условий можно воспользоваться помощником закрытия и подготовить документы на распределение или возврат.

Если срок или другие условия договора изменились, оформите изменение предусмотренным документом и снова проверьте занятость автомобиля. Планирование опирается на сведения, которые сотрудники своевременно внесли в систему.

Отчёты по аренде

После оформления документов руководителю важно понять, как используется парк и к каким договорённостям нужно вернуться. Для контроля аренды предусмотрены отчёты:

• «Анализ парка аренды» — использование автомобилей в договорах относительно периода эксплуатации, сроки и суммы аренды.
• «История аренды» — хронология документов с вариантами просмотра по автомобилю или клиенту.
• «Заявки на аренду» — проведённые заявки за период с детализацией по машинам и анализом статусов и других параметров.
• «Прайс-лист аренды» — введённые цены по подразделениям и видам аренды.

В отчёте по заявкам одна заявка с несколькими машинами может занимать несколько строк, поэтому число строк может быть больше числа обращений. Доступность отчётов зависит от прав пользователя.

Требования и совместимость

По описанию 1С-Рарус дополнение не является самостоятельной программой. Для него нужны платформа «1С:Предприятие 8» и конфигурация «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП, редакция 6».

Дополнение работает только в конфигурации с автосалоном. С редакцией 6 оно совместимо, включая версию 6.1.

До приобретения и подключения проверьте название поставки, наличие нужных функций, права сотрудников и условия лицензирования. Состав лицензий и число рабочих мест уточняются при покупке.

Связанные задачи

Если компании нужно организовать обращения и историю контактов с клиентами, рассмотрите отдельное дополнение «Управление взаимоотношениями с клиентами». Его назначение и условия использования отличаются от задач учёта аренды.

Для регистрации времени ремонтных работ предназначено дополнение «Учёт рабочего времени». Его можно оценить отдельно, если компания также хочет анализировать работу сотрудников автосервиса.

Если автосалон выкупает и продаёт подержанные автомобили, посмотрите «Автомобили с пробегом».

Для расчёта кузовного ремонта через AudaPad WEB есть «Интерфейс с Аудатэкс».

Частые вопросы

Подойдёт ли дополнение компании, для которой прокат — основной бизнес?

Производитель относит решение к компаниям, для которых сдача автомобилей и техники в аренду — сопутствующее, а не основное направление. Для профильной прокатной компании следует отдельно оценить соответствие её требованиям.

Можно ли выдавать подменный автомобиль за плату?

Да. Предусмотрены платный и бесплатный виды аренды; способ предоставления подменного автомобиля зависит от условий, выбранных компанией для конкретного договора.

Можно ли предусмотреть депозит при бесплатной аренде?

Да, настройка депозита предусмотрена независимо от того, платный или бесплатный вид аренды используется. Его применение и последующее распределение зависят от условий договора и настроек.

Планировщик исключит двойное бронирование?

Он показывает планируемую аренду и связанные ремонтные документы, но не блокирует пересечения автоматически. Сотруднику следует проверять занятость и актуальность введённых данных.

Создание счёта означает, что аренда оплачена?

Нет. Счёт — документ для расчётов, а не подтверждение поступления денег. Фактическую оплату и состояние взаиморасчётов необходимо проверять отдельно.

Всегда ли договор закрывается через помощник?

Нет. Описанный помощник рассчитан на проведённый договор с депозитом и положительным остатком; действуют и другие проверки, зависящие от настроек.

Можно ли использовать дополнение с любым вариантом «Альфа-Авто»?

Нет, только с конфигурацией «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП, редакция 6». В поставке без автосалона дополнение не используется. Версии 6.0 и 6.1 поддерживаются.

Работает ли дополнение с «Альфа-Авто» 6.1?

Да. Дополнение работает с редакцией 6, включая версию 6.1.

Консультация по дополнению

Для предметного обсуждения подготовьте название и релиз вашей конфигурации, сведения о лицензиях и описание процесса: какие автомобили или техника передаются клиентам, платно ли это, нужен ли депозит и как оформляется возврат. На консультации назовите дополнение «Аренда автомобилей», чтобы обсудить применимость решения и необходимые условия подключения.

Заказать консультацию